ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΤΥΠΩΝ

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ

Με τον όρο ψηφιοποίηση εννοούμε τη μετατροπή και αποθήκευση του έντυπου αρχείου σε ηλεκτρονική μορφή (pdf, tiff, jpg κτλ).

Ο πιο σύγχρονος και εξελιγμένος τρόπος διατήρησης και καταγραφής κάθε φυσικού αρχείου.

Η λύση που έρχεται να δώσει η esecretary, είναι ασφαλής με έμφαση στον τομέα της εμπιστευτικότητας (confidentiality agreement), αλλά και σε ιδιαίτερα χαμηλό κόστος έτσι ώστε να μπορεί κάθε επιχείρηση να έχει ένα πλήρως ψηφιοποιημένο αρχείο, χωρίς να απαιτούνται μεγάλες δαπάνες.

Μέσω της εφαρμογής μας “DMS” (Document Management System), μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα έντυπα αρχεία σας, όπου κι αν βρίσκεστε (αρκεί να υπάρχει σύνδεση στο internet).


ΦΥΛΑΞΗ

Η αποθήκευση του φυσικού αρχείου και η φύλαξη του, παρέχεται μέσα από κατάλληλα οργανωμένες εγκαταστάσεις, ώστε να διασφαλίζεται η αξία, η ποιότητα και η ασφάλειά του.

Αυτό συμβαίνει είτε γιατί δεν έχει μεγάλους αποθηκευτικούς χώρους, είτε γιατί δεν είναι σωστά οργανωμένοι και δομημένοι οι υπάρχοντες, ώστε να μπορεί να γίνει η αποθήκευση με ασφάλεια.

Η συσσώρευση των τεράστιων όγκων φυσικού αρχείου σε μια επιχείρηση, δημιουργεί σε πολλές περιπτώσεις την ανάγκη φύλαξης του αρχείου, εκτός τους χώρου της.

Θα μπορούσατε να εκμεταλλευτείτε έναν αποθηκευτικό χώρο, αξιοποιώντας τον ανάλογα και δημιουργώντας ένα χώρο, πολύ πιο δημιουργικό.


ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ

Με την πάροδο του χρόνου, το φυσικό αρχείο μπορεί να καταστεί ανενεργό.

Το συγκεκριμένο αρχείο μπορεί να καταστραφεί με ασφαλείς διαδικασίες, με τη μέθοδο του μικροτεμαχισμού. Με ειδικά μηχανήματα – καταστροφείς, εξασφαλίζεται η αδυναμία αναγνώρισης πληροφοριών και προσωπικών δεδομένων που αναγράφονται σε κάθε έντυπο.

Η όλη διαδικασία γίνεται με απόλυτη εχεμύθεια και επιμέλεια και ο πελάτης μας παραλαμβάνει πρωτόκολλο καταστροφής και βεβαίωση προώθησης χαρτιού προς ανακύκλωση.

Το υλικό που προκύπτει μετά την εμπιστευτική καταστροφή, προωθείται πάντα προς ανακύκλωση.